Отчет Контрольно-счетной палаты Воронежской обл. от 29.05.2014 "О результатах проверки законности и эффективности использования средств, полученных из областного бюджета и иных источников казенным учреждением Воронежской области "Государственный архив общественно-политической истории Воронежской области" за 2013 год и текущий период 2014 года"

Утвержден
решением
коллегии Контрольно-счетной
палаты Воронежской области
от 29 мая 2014 года № 9(124)

ОТЧЕТ
О РЕЗУЛЬТАТАХ ПРОВЕРКИ ЗАКОННОСТИ И ЭФФЕКТИВНОСТИ
ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СРЕДСТВ, ПОЛУЧЕННЫХ ИЗ ОБЛАСТНОГО БЮДЖЕТА
И ИНЫХ ИСТОЧНИКОВ КАЗЕННЫМ УЧРЕЖДЕНИЕМ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
"ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ОБЩЕСТВЕННО-ПОЛИТИЧЕСКОЙ ИСТОРИИ
ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ" ЗА 2013 ГОД И ТЕКУЩИЙ ПЕРИОД 2014 ГОДА

Основание для проведения контрольного мероприятия: п. 2.27 плана работы Контрольно-счетной палаты Воронежской области на 2014 год, распоряжение от 28.04.2014 № 31.

Цель проверки: оценка законности и эффективности деятельности КУ ВО "Государственный архив общественно-политической истории".

Проверенный объект и оформленный акт: КУ ВО "Государственный архив общественно-политической истории" - акт от 21.05.2014 № 2.27-2014.

Срок проведения контрольного мероприятия: с 5 мая 2014 года по 23 мая 2014 года.

Вопросы контрольного мероприятия:
1. Соблюдение в процессе деятельности учреждения федерального и областного законодательства в сфере бюджетных отношений.
2. Анализ видов деятельности учреждения. Оценка результатов деятельности учреждения.
3. Проверка целевого и эффективного использования средств областного бюджета, выделенных учреждению в соответствии со сметами расходов.
4. Проверка бухгалтерского учета и отчетности:
- расчетов по оплате труда, штатной и фактической численности сотрудников;
- расчетов с дебиторами и кредиторами, с подотчетными лицами;
- банковских и кассовых операций;
- учета основных средств, материальных запасов, движения и их списания.
5. Проверка ведения договорной работы и соответствия порядка приобретения товаров, выполнения работ и оказания услуг действующему законодательству.
6. Анализ эффективности использования имущества.

Результаты контрольного мероприятия:

Анализ общих положений деятельности учреждения

Казенное учреждение Воронежской области "Государственный архив общественно-политической истории Воронежской области" (далее - КУ ВО "ГАОПИ ВО", Учреждение) образовано в 2011 году путем изменения типа существующего областного государственного учреждения. Учреждение находится в ведомственном подчинении департамента культуры и архивного дела Воронежской области, осуществляющего бюджетные полномочия главного распорядителя бюджетных средств.
Для достижения целей создания Учреждение осуществляет деятельность, направленную на осуществление хранения, учета архивных документов, осуществление комплекса мер по улучшению физического состояния архивных документов, проведение их реставрации, консервации и страхового копирования.
КУ ВО "ГАОПИ ВО" хранит документы постоянного (вечного) срока хранения Архивного фонда РФ, находящегося в собственности Воронежской области. Документы архива отражают историю общественно-политического развития Воронежского края за период с 1859 по 2013 год.
По учетным данным, на 01.01.2014 числится 3615 фондов, которые включают в себя 805078 единиц хранения (далее - ед. хр.), из которых более 80% - документы органов, организаций, учреждений коммунистической партии и комсомола; около 10% - фильтрационно-проверочные дела на лиц, оказавшихся в годы Великой Отечественной войны в фашистской неволе; порядка 5% - архивно-следственные дела на граждан, подвергшихся политическим репрессиям; более 3% - документы общественных организаций и движений; менее 1% - архивные коллекции; личные фонды выдающихся деятелей области; документы современных политических партий и банков. В список источников комплектования архивного фонда КУ ВО "ГАОПИ ВО" входят 48 организаций.

Анализ видов деятельности Учреждения, оценка результатов деятельности

Государственные услуги

Указом губернатора Воронежской области от 27.05.2011 № 214-у "Об утверждении Перечня государственных услуг исполнительных органов государственной власти Воронежской области" для департамента культуры и архивного дела Воронежской области утверждены 4 государственные услуги в сфере архивной деятельности, которые должны предоставляться на безвозмездной основе.
Проверкой установлено, что согласно положению административного регламента (приказ ДКАД ВО от 17.07.2012 № 417-ОД) услугу по рассмотрению социально-правовых запросов осуществляет ДКАД ВО, фактически услуга оказывается КУ ВО "ГАОПИ ВО" наряду с другими архивными учреждениями подведомственными департаменту.
Кроме того, установлены случаи нарушения сроков рассмотрения обращений граждан, определенных ст. 12 Федерального закона № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". Так, на момент проверки в учреждении числится 15 невостребованных и ненаправленных ответов на поступившие обращения граждан, в результате просрочка по их отправлению составила от 2 до 15 месяцев вместо установленных 30 календарных дней. Согласно пояснению руководителя учреждения архивные справки были подготовлены в установленные сроки и оказались невостребованными вследствие того, что в заявлениях граждане выбрали способ их получения непосредственно в Учреждении. В период проверки данное нарушение устранено, почтовым отправлением всем заявителям высланы документы.
Анализ нормативной правовой базы Учреждения показал, что в нарушение указа губернатора Воронежской области от 27.05.2011 № 214-у и административного регламента (приказ ДКАД ВО от 17.07.2012 № 418-ОД) услуги по проведению экспертизы ценности документов (дел) включены в перечень платных услуг КУ ВО "ГАОПИ ВО" в соответствии с п. 2.7 устава и приказом руководителя Учреждения от 13.04.2012 № 13-О "Об утверждении Положения о порядке выполнения работ и оказания услуг на платной основе и перечня платных услуг КУ ВО "ГАОПИ ВО".
Кроме того, в нарушение п. 3 ст. 14 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ "О некоммерческих организациях" в определенных уставом основных видах деятельности: по осуществлению организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов, по исполнению запросов организаций и граждан по документам Учреждения - предусмотрено их исполнение на договорной (платной) основе. Данная норма противоречит Положению о ДКАД ВО, в котором эти виды деятельности отнесены к основным функциям и услугам департамента.

Прочие виды деятельности

Планирование деятельности Учреждение осуществляло самостоятельно в соответствии с рекомендациями Федерального архивного агентства РФ и приказами учредителя, которыми определены приоритетные направления архивной деятельности. Деятельность КУ ВО "ГАОПИ ВО" осуществляется по четырем основным направлениям, по каждому из которых утверждены показатели работы.
1. В рамках направления "Обеспечение сохранности и государственный учет Архивного фонда РФ" проводился комплекс работ по улучшению состояния документов, хранящихся в архиве, а также выявление особо ценных документов и перевод их в цифровой формат.
2. По направлению "Формирование Архивного фонда РФ" деятельность Учреждения была направлена на оказание методической и практической помощи организациям, являющимся источниками комплектования архивного фонда.
3. По направлению "Создание информационно-поисковых систем" проводилась работа по описанию дел, совершенствованию и переработке описей, осуществлялась научно-техническая обработка личных данных, а также внесение сведений в электронную базу данных.
4. По направлению "Предоставление информационных услуг и использование документов" осуществлялось рассмотрение обращений организаций и граждан по тематическим и социально-правовым запросам, проводились информационные мероприятия (выставки, радио- и телепередачи, экскурсии, публикации материалов в СМИ).
За проверяемый период в основном все показатели работы Учреждения выполнены. Исключение составил показатель "Подготовка социально-правовых запросов", по которому за I квартал 2014 года исполнение составило 78% от плана на квартал. Невыполнение значения показателя связано с количеством поступивших на рассмотрение в Учреждение обращений граждан и юридических лиц. Обращает внимание и показатель "Выверка комплекта учетных документов", который за 2013 год перевыполнен в 5 раз (план - 60 фондов, факт - 300 фондов). Согласно пояснению руководителя Учреждения увеличение объема работ в 2013 году носило единовременный характер в связи с проведением подготовительных мероприятий для оцифровки документов. В плане на 2014 год этот вид работ вернулся к необходимому объему.
Кроме этого, в рамках основной деятельности КУ ВО "ГАОПИ ВО" проводились следующие мероприятия:
1) рассекречивание архивных документов с целью вовлечения их в широкий научный оборот;
2) увековечивание памяти жертв политических репрессий. Сведения о репрессированных лицах заносятся в электронную базу данных, на основании которой издан первый том Книги памяти жертв политических репрессий Воронежской области;
3) осуществление работы читального зала. Кроме того, проводится прием родственников репрессированных и ознакомление их с материалами прекращенных архивно-следственных дел;
4) создание страхового фонда особо ценных документов путем микрофильмирования.

Организация труда и показатели эффективности деятельности Учреждения

В КУ ВО "ГАОПИ ВО" осуществляется система квартального и годового планирования, анализа исполнения отделами и сотрудниками Учреждения основных показателей деятельности. Планирование осуществлялось на основании приказа Учреждения, разработанного в соответствии с Нормами времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами, утвержденными Федеральным архивным агентством.
В результате анализа выполнения показателей за 2013 год по двум отделам, работа которых направлена на исполнение основных функций и услуг Учреждения, установлено, что показатели в целом достигнуты, а по отдельным видам работ перевыполнены. Оценка загруженности специалистов данных отделов по затратам рабочего времени (далее - трудозатраты) показала, что трудозатраты запланированы в объеме 2429,1 нормо-дня, фактически выполнено 3121,5 нормо-дня, следовательно, уровень загруженности фактически занятых сотрудников отдела составляет 128%.
Приказами ДКАД ВО как учредителя утверждены показатели эффективности деятельности казенных учреждений на 2013 и 2014 годы и соответствующие критерии и целевые показатели (индикаторы) доведены до КУ ВО "ГАОПИ ВО".
В целом в 2013 году показатели и критерии оценки эффективности характеризуют хозяйственную (6 критериев), финансово-экономическую и исполнительскую деятельность (4 критерия) Учреждения как хозяйствующего субъекта, однако специфика деятельности архива в данных показателях не учтена. Данные отчета Учреждения характеризуют положительную динамику выполнения показателей.
Перечень показателей на 2014 год скорректирован с учетом специфики деятельности Учреждения. Премирование руководителя и сотрудников КУ ВО "ГАОПИ ВО" в 2014 году осуществляется с учетом выполнения данных показателей.
Анализ выполнения критериев и показателей за I квартал 2014 года показал, что 8 из 10 показателей фактически выполнены. Исключение составили показатели "Количество справок для пользователей" (при плане 213 ед. фактически подготовлено 168 ед.) и "Достижение соотношения средней заработной платы работников и средней заработной платы по Воронежской области" (при плане 65,0% фактически достигнуто 64,1%). На выполнение данных показателей Учреждение существенного влияния не оказывает, поскольку первый показатель напрямую зависит от фактически поступивших запросов граждан и организаций, а оплата труда сотрудников Учреждения осуществляется в пределах утвержденной сметы.

Источники финансирования и расходы Учреждения

Источниками формирования доходов Учреждения в проверяемом периоде являлись средства областного бюджета.
Фактические расходы Учреждения за проверяемый период составляют 16759,9 тыс. рублей, в том числе:
- 2013 год - 14189,4 тыс. рублей, или 98,5% бюджетных ассигнований, из них: на содержание учреждения - 8771,1 тыс. рублей, обеспечение сохранности архивных документов и архивных фондов - 5418,3 тыс. рублей;
- 4 месяца 2014 года - 2570,5 тыс. рублей, или 12,0% годового плана, которые направлены на содержание учреждения.
Основная часть расходов приходится на оплату труда с начислениями: в 2013 году - 72,7%, за 4 месяца 2014 года - 80,2%, а также на коммунальные услуги, вневедомственную охрану, налоги на имущество и землю - в пределах 7,0%.

Штаты и оплата труда

Штатное расписание утверждено руководителем Учреждения в количестве 28 единиц: руководство - 3 единицы (руководитель, зам. руководителя, главный бухгалтер), ведущий бухгалтер, архивист 1-й категории, отдел комплектования, организации государственного хранения и учета документов - 8 единиц, отдел информации, публикации и научного использования документов - 7 единиц, отдел материально-технического обеспечения, эксплуатации и обслуживания здания - 8.
Всего в Учреждении на момент проверки работает 25 физических лиц, которыми замещены 25,5 штатной должности, в том числе внешних совместителей - 2 и внутренних совместителей - 3.
По внутреннему совместительству работают сотрудники, занимающие следующие должности: начальник отдела материально-технического обеспечения, которая замещает 0,5 ставки ведущего бухгалтера; ведущий архивист и уборщик каждая на 1,5 ставки. По внешнему совместительству (по 0,5 ставки) работают инженер и электрик.
Проверкой установлено, что в личном деле начальника отдела материально-технического обеспечения Л.О.С., работающей по совместительству ведущим бухгалтером, отсутствует документ, подтверждающий наличие профессионального (экономического) образования, как рекомендовано квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденных Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37. Следовательно, подтвердить соответствие данного специалиста занимаемой должности не представляется возможным.
В проверяемом периоде оплата труда работников Учреждения осуществлялась на основании коллективного договора, согласованного с председателем совета трудового коллектива, положениями об оплате труда работников Учреждения.
Положение разработано на основе Примерного положения по оплате труда работников областных государственных учреждений культуры и искусства, утвержденного приказом управления культуры Воронежской области от 29.10.2009 № 540-ОД "О введении отраслевой системы оплаты труда работников областных государственных учреждений культуры". Проверкой установлено, что вышеназванный приказ не содержит информации в отношении оплаты труда работников государственных архивных учреждений.
Размеры должностных окладов работников учреждения устанавливаются в соответствии с приказом реорганизованного архивного отдела Воронежской области от 24.06.2009 № 32-О "Об утверждении Примерного положения об оплате труда". Следовательно, нормативные правовые документы в части оплаты работникам государственных архивных учреждений в связи со сменой учредителя в соответствие не приведены.
Заработная плата работников включает в себя должностной оклад с повышающим коэффициентом, стимулирующие и компенсационные выплаты.
Проверкой начисления и выплаты заработной платы КУ ВО "ГАОПИ ВО" установлено следующее.
В Положении об оплате труда работников КУ ВО "ГАОПИ ВО", действующем с 01.01.2014, стимулирующая выплата за интенсивность и высокие результаты работы отсутствует. Однако в январе - апреле 2014 года данная надбавка начислена и выплачена сотрудникам учреждения в общей сумме 315,6 тыс. рублей, следовательно, данная выплата произведена необоснованно. Согласно пояснению руководителя Учреждения при разработке нового Положения исполнителем была допущена техническая ошибка: в пункте 5.1 пропущено предложение о выплатах за интенсивность и высокие результаты работы. В период проверки внесено дополнение в Положение об оплате труда, в котором в состав стимулирующих выплат включена надбавка за интенсивность и высокие результаты работы.
Средняя заработная плата по учреждению в 2013 году составляла 15730 рублей, что составляет 71,2% от средней заработной платы по региону (22100 рублей).
В ходе проверки нарушений по учету денежных средств в кассе КУ ВО "ГАОПИ ВО" и в расчетах с подотчетными лицами не установлено.

Использование средств на реализацию мероприятий по обеспечению сохранности архивных документов и архивных фондов Воронежской области

В 2013 году реализуется ведомственная целевая программа "Обеспечение сохранности архивных документов и архивных фондов Воронежской области на 2013 - 2015 годы".
КУ ВО "ГАОПИ ВО" являлось исполнителем следующих мероприятий программы:
1. "Выполнение комплекса работ, направленных на обеспечение оптимального противопожарного и охранного режимов хранения документов".
В рамках исполнения данного мероприятия разработана проектно-сметная документация и произведен монтаж системы видеонаблюдения, общая стоимость работ составляет 883,4 тыс. рублей. Фактический осмотр показал, что на фасаде здания установлено 10 камер уличного исполнения, во внутренних помещениях здания - 26 видеокамер, на пульте дежурного охранника размещен видеосервер, монитор для постоянного контроля за текущей ситуацией.
2. "Выполнение комплекса работ, направленных на обеспечение оптимального температурно-влажностного режима хранения документов".
По данному программному мероприятию в здании архива проведены следующие работы: по устройству системы вентиляции и кондиционирования общей стоимостью 4214,9 тыс. рублей и замене системы отопления стоимостью 320,0 тыс. рублей.
Проверкой установлено, что работы по разработке проекта и по устройству системы обеспечения микроклимата в помещениях архива выполнены подрядчиком ООО "РЕГИОН КЛИМАТ" несвоевременно, государственным заказчиком КУ ВО "ГАОПИ ВО" претензии подрядчику не предъявлялись. Сумма пени составляет 8,7 тыс. рублей, в период проверки подрядчик уплатил неустойку.
Проверкой выполнения работ по замене системы отопления в здании учреждения недостатков не установлено.
Начиная с 2014 года реализуется государственная программа Воронежской области "Развитие культуры и туризма". Одним из мероприятий подпрограммы 1 "Искусство и наследие" является обеспечение сохранности архивных документов и архивных фондов. В рамках реализации данного мероприятия на 2014 год КУ ВО "ГАОПИ ВО" предусмотрены бюджетные ассигнования на общую сумму 12570,0 тыс. рублей, в том числе:
- ремонт электропроводки в здании архива - 6000,0 тыс. рублей;
- монтаж системы пожаротушения - 6570,0 тыс. рублей.
На момент проверки учреждением заключены два государственных контракта от 07.05.2014 с ООО "Воронежпроект" стоимостью 330,0 тыс. рублей каждый на составление проектно-сметной документации на ремонт электропроводки и монтаж системы пожаротушения в здании архива, сроки выполнения работ установлены контрактами - 20 и 30 дней соответственно. Учреждением до настоящего времени расчеты по государственным контрактам на изготовление проектно-сметной документации не проводились.

Организация осуществления Учреждением администрирования доходов бюджета

Согласно п. 2.7 устава Учреждение может осуществлять приносящую доход деятельность, доходы от которой поступают в областной бюджет. Учреждению департаментом культуры и архивного дела Воронежской области переданы полномочия администратора доходов областного бюджета в 2013 - 2014 годах.
Положение о порядке выполнения платных работ (услуг) и перечень услуг утверждены приказом КУ ВО "ГАОПИ ВО", которым утверждены цены (тарифы) на 25 платных видов деятельности. Фактически в проверяемом периоде Учреждением оказывались только два вида платных услуг - ксерокопирование и подготовка тематических запросов (по истории учреждений, организаций, биографические сведения).
Проверкой установлено, что в нарушение ст. 161 Гражданского кодекса РФ договоры на оказание услуг и выполнение работ в Учреждении в письменной форме не заключались, оплата производилась на основании квитанции, выданной Учреждением. Средства перечислялись на лицевой счет Учреждения, открытый в Управлении Федерального казначейства по Воронежской области.
Объем поступлений, администрируемых Учреждением доходов от оказания платных услуг, в областной бюджет в 2013 году составил 42,6 тыс. рублей, или 106,5% плана, что на уровне аналогичных поступлений за предыдущий год. Поступления за 4 месяца 2014 года составили 5,3 тыс. рублей, что составляет 13% годового плана.

Имущество учреждения

В соответствии с п. 4.1 устава имущество учреждения находится в государственной собственности Воронежской области, отражается на балансе Учреждения и закреплено за ним на праве оперативного управления приказами ДИЗО ВО.
По состоянию на 01.05.2014 балансовая стоимость основных средств составляет 13795,2 тыс. рублей, из них здание - 10877,1 тыс. рублей.
Нежилое здание, в котором размещено учреждение, расположено по адресу: г. Воронеж, ул. Орджоникидзе, дом 31: 7-этажное, общей площадью 2837,1 кв. м, в постоянном (бессрочном) пользовании учреждения находится земельный участок площадью 1730 кв. м. Права на земельный участок и здание зарегистрированы в установленном порядке.
Нарушений в использовании имущества не установлено.

Выводы:
Деятельность казенного учреждения Воронежской области "Государственный архив общественно-политической истории Воронежской области" соответствует целям его создания. Учреждение выполняет возложенные на него задачи, направленные на осуществление хранения, учета архивных документов; комплектование архива документами общественных организаций, объединений, политических партий, движений, союзов, благотворительных фондов, действующих на территории Воронежской области; создание информационно-поисковых систем о документах архива; ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения и археографии; осуществление комплекса мер по улучшению физического состояния архивных документов, проведение их реставрации, консервации и страхового копирования.
В проверяемом периоде нецелевого использования бюджетных средств не установлено. В то же время в ходе проверки выявлены отдельные недостатки и нарушения действующего законодательства, допускаемые Учреждением при выполнении государственных услуг, в части разработки нормативных правовых документов, регламентирующих оказание услуг, выполнение работ по приносящей доход деятельности, а также по оплате труда работников Учреждения, отсутствие претензионной работы при нарушениях подрядчиками условий исполнения контрактов.

Предложения:
1. В целях устранения выявленных нарушений и недостатков направить представление руководителю казенного учреждения Воронежской области "Государственный архив общественно-политической истории Воронежской области".
2. Направить представление руководителю департамента культуры и архивного дела Воронежской области.

Аудитор
С.И.МАКУШИН

Руководитель проверки
И.И.МИНИНА


------------------------------------------------------------------